Finalidad: Recopilar información de distintas fuentes para orientar la toma de decisiones educativas  que potencien las fortalezas y habilidades del estudiante, así como    atender sus requerimientos de apoyo.

Para tal efecto,  se aplican varios procesos de recopilación:

Entrevistas previas

Observaciones

Análisis de documentos

Cuestionarios

Comunicaciones telefónicas o virtuales

Otros.

I.              ASPECTOS GENERALES

El Expediente del proceso educativo inicia a partir del ingreso de la persona estudiante al Sistema Educativo Nacional y se prolonga hasta que concluya la Educación Diversificada en sus diferentes niveles, ofertas y modalidades, tal como lo resalta la Ley Fundamental de Educación (art. 7).

La información que se recopila en el Expediente, su uso, resguardo, confidencialidad y mecanismos de seguridad implementados por el Ministerio de Educación Pública y el centro educativo, se rigen por la legislación vigente.

A. Información a registrar

Requisitos de la información registrada:

Objetividad. Describir y registrar la realidad observada. Sin juicios de valor.

Funcionalidad. Útil y pertinente en torno al proceso educativo de la persona estudiante

Secuencialidad en el tiempo. Progreso individual en el proceso educativo.

B. Tratamiento de la información

Ø  De manera responsable

Ø  Con profesionalismo

Ø  Con respeto a la integridad del estudiante.

Ø  Sin calificativos (etiquetas).

C. Apertura y actualización del expediente del proceso educativo

El director y docente a cargo de la persona estudiante  tendrá la responsabilidad de dar apertura y conformación inicial del expediente. Debe estar ubicado en un lugar de acceso por la dirección.

En secundaría, le corresponde conformar o actualizar expediente de la persona estudiante.

Estrategia:

La información general sobre familia los completa la familia. Esta información es registrada por el auxiliar administrativo al realizar el proceso de matrícula, o también por el profesor guía.

D. Custodia del Expediente del proceso educativo

La Dirección, como responsable del uso, manejo del Expediente, definirá la estrategia para el resguardo digital (PIAD)  y físico, así como el llenado oportuno y el acceso pertinente de la información que contiene este documento.

La custodia  y plazos se establecen  en la Ley 7202 Sistema de Archivos y su Reglamento. Ver artículo 40.

E. Traslado del Expediente del proceso educativo

El director o directora es el responsable del traslado, así como de darle el debido seguimiento a toda la gestión requerida ante las instancias correspondientes (Reglamento Matricula y Traslados N° 40529-MEP, en el artículo 12). Este procedimiento se establece en el Manual de Supervisión educativa, anexo 7 y debe realizarse en un plazo no mayor a 10 días.

II.            APARTADOS DEL EXPEDIENTE DEL PROCESO EDUCATIVO

A.   Portada: MEP, centro educativo, nombre de la persona estudiante.

B.   Datos generales: datos de identificación del estudiante.

C.   Desarrollo y salud de la persona estudiante: enfermedades y tratamientos.

D.   Datos del grupo familiar y situación socioeconómica: encargados legales. Se actualiza cada año si hay cambios.

E.    Información del proceso educativo: Resume la trayectoria del estudiante en el sistema educativo.

F.    Red de apoyo: Registra los apoyos requeridos (Inclusión y Alta DOTACIÓN). Apartado A (Primera infancia) Apartado B (Primaria y secundaria).

G.   Plan de Estudios de Educación de Adultos (CINDEA e IPEC): Se usan las mismas, tomando la información de los módulos correspondientes.

III.           DOCUMENTOS ADJUNTOS

En este apartado se agrega otro tipo de información existente, relevante y esencial, en torno al proceso educativo del estudiante, registros anecdóticos, reunión de datos subjetivos, familiares y personales, signos y síntomas de alguna enfermedad o experiencias. Se anotan la fecha, el nombre y tipo de documento que sea adjunta.

Ver anexos acerca de los ejemplos del formato del expediente del proceso educativo, en la página 16 del Manual del expediente.